Levantamento, inventário, organização, classificação e plano de execução
03Informação organizada, segura e acessível
Gestão Documental e Digitalização
Organização, triagem, digitalização, indexação, arquivo e gestão eletrónica do ciclo de vida documental.
Transformamos acervos físicos e digitais em informação pesquisável, protegida e disponível para os processos de negócio. O serviço pode abranger consultoria, organização, classificação, preparação, digitalização, indexação, controlo de qualidade, armazenamento e software de gestão documental.
Solução adaptada ao projeto
Capacidades
O que pode fazer parte do âmbito.
A configuração final é confirmada após levantamento de volumes, processos, sistemas, riscos, utilizadores e níveis de serviço.
Triagem, higienização, preparação, pequenos reparos e reagrupamento
Digitalização profissional a cores, escala de cinzentos ou preto e branco
Indexação por metadados, palavras-chave, código de barras e regras de nomenclatura
PDF, PDF/A, TIFF, JPG e exportação de índices em TXT, XML ou base de dados
ECM/GED com pesquisa, perfis, workflows, auditoria, API e acesso web/móvel
Resultados esperados
Valor operacional esperado
Menos tempo na procura e circulação de documentos
Maior segurança, rastreabilidade, preservação e backup
Apoio a requisitos legais, arquivísticos e de proteção de dados
Redução de papel, espaço físico e risco de perda
Ecossistema documental
Do acervo físico ao workflow digital.
O serviço integra organização, classificação, guarda física e digital, digitalização, metadados, temporalidade, pesquisa, perfis, aprovações, assinatura e integração por API.
- ECM / GED / EDMS
- PDF · PDF/A · TIFF · JPG
- TXT · XML · base de dados
- Web · Mobile · API
Triagem e segurança
O estado físico do documento define a preparação.
Documentos podem estar em bom estado, frágeis, deteriorados ou danificados. A preparação inclui identificação, separação, limpeza, remoção de clips e agrafos, pequenos reparos e reagrupamento. Máscaras, luvas, óculos e outros EPI podem ser obrigatórios devido a pó, fungos e bactérias.
Exemplo de equipa de projeto
Referência do perfil institucional; dimensionamento final após levantamento.
FunçãoQtd.
Gestor1
Arquivista1
Assistentes de logística6
Assistentes de triagem6
Técnicos de triagem3
Técnicos de digitalização3
Analistas de qualidade2
Exemplo de equipamento
Referência de um cenário apresentado; não constitui lista fixa.
EquipamentoQtd.
Scanners profissionais4
Impressoras de códigos de barras2
Computadores20
Monitores22
Servidores/NAS 150–200 TB2
Firewall1
Switches3
Desumidificadores6
Como trabalhamos
Um percurso claro, com decisões e evidências.
01
Levantamento e recolha
Volume, tipologias, estado de conservação, prioridades, acesso e níveis de serviço.
02
Triagem e preparação
Separação, limpeza, remoção de agrafos e clips, reparação simples e agrupamento.
03
Digitalização e indexação
Captura, tratamento, OCR quando aplicável, metadados, formatos e validações.
04
Qualidade e entrega
Amostragem, reconciliação, pesquisa, migração, relatórios e custódia acordada.
Setores aplicáveis
Aplicações por contexto.
A lista é indicativa. O desenho final é construído a partir da operação e dos requisitos concretos.
Administração públicaBanca e segurosPetróleo e gásSaúdeRecursos humanosJurídico e arquivo histórico
Referências e boas práticas
Escopo responsável e afirmações verificáveis.
A equipa, os equipamentos e o prazo são dimensionados depois do levantamento do volume e dos níveis de serviço. O exemplo de seis meses e as quantidades do perfil institucional são referências de projeto, não valores fixos.
Avaliação inicial
Solicitar proposta Vamos dimensionar esta solução para a sua organização.
Envie o contexto, volumes, objetivos, sistemas existentes e prazo pretendido.